Staff och protokoll

I stället för att skriva datum så skriver vi träff. Allt sker mellan den 18juni-23 augusti. Detta för att själva hålla koll och kunna uppdatera alla på tåget om vad som händer...Ingen ska känna sig utanför..
 
1 Hannika blev tillfrågad att bli projekt ansvarig för kultur festival den 21, 22, 23 augusti.
2 Möte med styrelsen, vi presenterar förslag för Alvikskulturfestival. Webb och powerpoint. Förslag tider när vi kan sätta igång. (Styrelsen meddelar att de godtagit offerten och tillsett Hannika som projekt ledare för AlviksKulturFestival 2015)
3 Möte med Mona, German och Hannika.  Köper domän och webben.  Vi bokar upp möten för framtida samverkans möte.  Beslutar ansvarsområden. Mona tar ekonomi och kordination fram till 2 augusi.  German tar praktiska delen hus och även att uppdatera och ta fram listor till deltagare som varit med tidigare och kan vara intresserade. Vi kommer överens om att alla i styrelsen är PR för eventet och även att vi ska försöka få någon i styrelsen att ha kontakt med affärslivet angående sponsorship osv. 
4 Möte vi kollar av vad som hände på Monas möte igår. Vi kollar av hur det gått med föreningarnas intesse för fredagen den 21 augusti. Mona informerar att Ja det kommer bli en fredags kultur festival. Den drar igång kl 16 00 med workshops och danslärare som lär ut olika dansformer. Kl 19 00 så är det bestämt att det blir dansband och gammeldans i Brommasalen och Nockebysalen. 100kr inträde för artistlöner.
German har gått igenom listor med de människor och föreningar som var med förra året, lämnar över till Hannika som nu under helgen måste komponera ett brev till samtliga som medverkade förra året för att alla ska känna delaktighet. German tar fram papper som behövs fyllas i till tillstånd.
Hannika berättar logistik, vi har nu dom flesta fått emailadresser. Hur vi hanterar mail. Webben är uppdaterad. Vi talar därefter om hur logotyp ska se ut för Alviks Kultur Hus vi är eniga om att den ska vara snarlik logotypen som vi redan har men gärna en bild där det framkommar. Enkelhet, mötespunkt, dans och musik.
Vår samarbetspartner vad det gäller logotype och poster, flyer kommer förbi.  Vi är nu ense om att den 16 juli är dead end för förändringar i schema vad det gäller artister. Det för att flyers och posters ska vara klara den 2 Augusti så vi alla kan dela ut ibland oss. Vi har kostnadsförslag på 600 flyers och 400 posters. Nu talar vi om att lägga till logo 1500kr samt trycka ut 3000flyers.  German nämner att dela ut flyers vid andra festivaler. Bra ide tycker vi..
Nu har vi fastställt ett schema som vi kan gå efter för att få logistiken bättre och även kunna visa upp lokalen utan att vi stör varandra 
Vecka 29
Måndag samt onsdag   Vi arbetar i Alviks Kultur Hus  10 00-12 00    Torsdag 18 00- 20 00  Visar lokalen för de som önskar se lokalen
Vecka 30
Måndag samt onsdag   Vi arbetar i Alviks Kultur Hus  10 00-12 00    Torsdag 18 00-20 00  Visar lokaler för dem som önskar se lokaler
Den 16 juli är sista mållinjen för att få in artister i reklam. Även sista rycket för att komma med som sponsor.
Den 30 juli är reklam klart och det är allas ansvar att dela ut flyers. Däremot är det William som står för att posters hängs upp runt stan. Naturligtvis är alla som vill välkomna att komma förbi och ta med sig några posters om det så önskas. 
Vi bestämmer att den 2 augusti fram till den 16 augusti finns ingen på plats utan alla verkar via mail eller delar ut flyers och gör PR på sitt sätt. 
17 augusti TRÄFF för alla 15 00 - 20 00. Vi talar om ledare, volontärer, medverkande styrelser och föreningar vi kör LOGISTIK men även utdelning av pengar för inköp till kiosker och cafet om det inte redan är gjort alternativt betalar fakturor för utlägg som vi kommit överens om men Hannika.
Vi delar ut visit kort till ledare och artister. Vi delar ut volontär kort till våra volontärer och har ett kort generellt möte 15 00 därefter talar volontärerna och ledarna i hop sig vad det gäller deras logistik under eventet.
18 augusti GENREP, våra artister kommer in ledare volontärer och alla delaktiga, i de fall som någon inte kan dessa två dagar måste det meddelas till hannika@alvikskulturfestival.se i annat fall bortfaller den personen från schemat. (Alla förstår säkert att vi måste ha koll på alla som deltar annars blir det kaos på festivalen, för att det ska kunna bli organiserat måste alla se varnadra så vi kan lira tillsammans.)
5
I dag är det bråttom med två saker, alla som varit med året som gick 2014 måste bli kontaktade och inbjudna att vara med. Vi måste skicka in 2 papper som har med tillstånd att göra, dessutom har vi skickat ut en förfrågan angående maten till några resturanger och försöker få dem att sponsra oss en del genom att sänka priset avsevärt, vi väntar spända på svar i annat fall har vi plan 2. 
6
Alla vi har kunnat tänka på har blivit kontaktade plus att vi skrivit ett brev på webben, Mona är borta ett par veckor, Hannika och German ordnar med sista listorna av människor att tala med, Kalle ska komma och vi talar på telefon om vikten att ge sponsorer en chans att finnas med och även hur vi förhåller oss till media. Bromma bladet och radio bör kontaktas, Kalle tar på sig det.
7 
Möte med German och Kalle, vi tar oss igenom schemat och logistik och väntar in artister som vill finnas på vår reklam och har det som prioritering. Nästa möte kommer vi se utkast på logotype och prototype. Vi kommer även gå vidare med fokus på posters och flyers och visit kort som ska tryckas nu.. på fredag och denna helg.
8-9-10
Fokus på att reklamen skulle komma i väg som planerat och att så många artister och ledare och sponsorer som möjligt ska få möjlighet att synas i vår reklam,  Resultatet resulterar i att det trycks upp 600 poster, A3   1000st flyers A5 och 2000st A6 vilka är dubbelsidiga. Reklamen är klar en dag innan vi sa och vi är mycket tacksamma för det. 
Nu ska vi försöka se att så många som möjligt hjälper till att dela ut lite reklam!
Vecka 32
Nu blir det fokus på mat och kordination samt visit kort och lite slipning här och där. 
Vi har varit och spelat in en reklam på radio viking så nu hörs vi varje timme straxt innan kvart i mellan 10-22 på 101.4 Radio viking! Sprid det gärna vidare!